募集終了

Procurement and ICT Office Support Assistant (国連ボランティア)

国際連合開発計画(UNDP)駐日代表事務所

  • 契約

職務内容

職務分野
事業調整・南南・三角協力、安全管理、一般事務・経理、多岐にわたる分野
業務対象国/勤務地
関東   東京都
業務期間
2024/07/10 2024/12/31
6 months (with possibility of extension)
就業時間
09:30 17:30 (休憩時間: 13:00 14:00
休日
土、日、その他
祝日は国連の祝日に準ずる。
時間外労働
なし
その他業務条件
業務内容

Under the direct supervision of Deputy Director, the UN Volunteer will undertake the following tasks: 

 

1. Supports office maintenance and overall office management/operations, focusing on achievement of the following results: 

  • Contract management of internship and necessary communication required. 
  • Necessary coordination, review and submission as an office’s focal point of security, asset, and inventory. 
  • Maintenance of the office space and the basement. 
  • Maintenance of the office filing system.
  •  First contact point for daily visits by external parties. 
  • Supporting the Operations Associate in the implementation of HR policies and strategies when required. 
  • Support to office activities including arrangements for conferences, workshops, re-treats, and meetings. 
  • Receipts, registration and forwarding of incoming faxes, letters and other correspondence to proper staff. 
  • Other duties as assigned by the Director and Deputy Director. 

2. Supports procurement processes for the office, focusing on achievement of the following results: 

  • Compliance with corporation standards, guidelines, and procedures for procurement matters. 
  • Close liaison with external suppliers and relevant project team. 
  • Support to implementation of procurement processes including preparation of procurement documents, and receipt of quotations, bids or proposals. 
  • Supplier registration in Quantum. 

3. Supports implementation of ICT management systems and strategies, and ensures effective functioning of the hardware and software packages, focusing on achievement of the following results: 

  • Compliance with corporate information management and technology standards, guidelines and procedures for the office technology environment. 
  • Support to the installation of commercial and in-house developed software and related upgrades. 
  • Provision of ICT support and business solutions to promote efficiency by keeping close communication channels with UNDP HQ and the relevant vendors. 

4. Provides support to knowledge building and knowledge sharing, focusing on achievement of the following results: 

  •  Participation in the training for the operations staff on office management/operations, procurement, ICT, security, asset, inventory, and internship related matters. 
  • Contributions to knowledge networks and communities of practice. 

Results/expected outputs: 

As an active UNDP Tokyo team member, efficient, timely, responsive, client-friendly and high-quality support rendered to UNDP and its beneficiaries in the accomplishment of her/his functions, including: 

 

The key results have an impact on the overall efficiency of the office including improved business results and client services. Accurate data entry, presentation of information and client-oriented approach strengthens the capacity of the office in the provision of administrative/logistical services.

職種
事務・管理・経理
勤務形態
契約

応募条件

語学力
英語
English, Level: Fluent, Required Japanese, Level: Fluent, Required
学位
学士以上
類似業務経験年数
3 years of experience in administration, procurement and Information Technology
歓迎条件
協力隊経験者歓迎、国際協力未経験の社会人歓迎
その他必要な業務経験・能力
  • Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc), and experience in handling of web based management systems. 
  • Experience in IT support in international organizations would be an asset.

給与・待遇

給与レンジ(月額:円)
30~40万未満
待遇

国連ボランティア計画の規定に準ずる。

福利厚生
国連ボランティア計画の規定に準ずる。
加入保険
あり
給与・福利厚生は、国連ボランティア計画の規定に準ずる。

応募について

応募方法

UVPにて登録の上、以下のリンクより応募ください

https://app.unv.org/opportunities/1758562434383104

募集人数
1
募集期間
2024/06/26 23:33 2024/07/04 23:59

Procurement and ICT Office Support Assistant (国連ボランティア)

国際連合開発計画(UNDP)駐日代表事務所

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勤務形態

働き方

お問い合わせ先

電話番号
0354674751
メールアドレス
registry.jp@undp.org
ホームページ
https://undp.org/japan
担当者から一言

ご応募お待ちしております!

団体情報詳細
設立目的・事業内容
国連開発計画(UNDP)は、国連システムのグローバルな開発ネットワークとして、変革への啓発を行い、人々がよりよい生活を築けるよう、各国が知識や経験や資金にアクセスできるよう支援しています。
活動対象分野
貧困削減、民間セクター開発、自然環境保全、ガバナンス、平和構築
活動実績(海外)
UNDPは1966年、2つの国連技術協力機関(国連特別基金と国連拡大技術援助計画)の統合で発足しました。国連総会と国連・経済社会理事会の管轄下にある国連機関の1つとして、ニューヨークに本部があります。現在、177の国・地域で活動をし、グローバルな課題や国内の課題に対してそれぞれの国に合った解決策が見出せるよう取り組んでいます。それぞれの国の能力強化には、UNDPのスタッフの知識や他の国連機関や政府や市民社会等との幅広いパートナーシップが役立っています。
活動実績(国内)
UNDP駐日代表事務所は、先進国に所在する事務所のひとつとして、特に、1)ドナー国である日本との関係構築や本部・常駐事務所との連絡調整業務、2)広報/啓蒙・啓発活動を通じ、UNDP全体の使命である持続可能な人間開発と貧困削減、ミレニアム開発目標キャンペーンの推進に向けた取り組みをサポートしています。
所在地
150-0001
東京都 渋谷区神宮前 5-53-70 UNハウス 8F
設立年月
1966 / 01